外贸跟单工作流程是确保国际贸易顺利进行的重要环节，涉及多个环节和细致的操作。这一流程通常始于客户的询盘，终于文件的存档，每个环节都至关重要，需严谨处理。
在客户下正式订单之前，他们通常会发送订单查询（Order Inquiry）给业务部，以了解产品的详细信息。业务部在收到这些查询后，会及时回复，提供包括货物品名、型号、生产厂家、数量、交货期、付款方式、包装规格及柜型等详细信息，并制作正式报价单（Quotation）给客户。报价单上需注明公司抬头、客户信息以及报价的有效期，以便在汇率和原料价格波动时进行调整。
一旦客户确认报价并发送正式订单（Purchase Order），业务部便开始准备生产订单。在此阶段，业务部会制作订单明细，连同客户订单复印件一起交由管理人员审批，之后再交给部门跟单员跟进。如果公司没有跟单员，业务员将自行跟进。
接下来是下达生产通知。业务部在确定交货期后，根据客户的付款方式（如L/C信用证、T/T电汇等）进行相应的审查或确认，然后通知工厂按时生产。在交货期前一周，公司会通知验货员进行验货，或者根据客户要求，约请客户或其指定的第三方验货公司进行验货。
与此同时，业务部会根据工厂提供的装箱资料，制作出口合同、出口商业发票、装箱单等文件。如果是国家法定商检产品，还需提前说明商检要求，并提供出口合同、发票等所需资料。
在货物运输方面，如果合同是FOB条款，客户通常会指定货代。业务部需尽早与货代联系，了解出口口岸、船期等情况，并在交货期两周前发出书面定仓通知。如果由卖方支付运费，则需咨询船期、运价等，选择价格优惠、信誉好、船期合适的船公司，并告知客户。如果货物不足一个小柜，还需向货代公司定散货仓位。
货物做好并验货通过后，业务部会委托拖车公司提柜、装柜，并发送装车资料给工厂。同时，委托报关行进行出口报关及商检通关换单，确保留出足够的报关时间。在货物装船后，业务部还需将提单补料内容发送给船运公司或货代，并督促船公司尽快出提单样板及运费账单，仔细核对后书面确认提单内容。
最后，业务部会根据付款方式备齐全部单证，并严格审单后交银行议付或寄给客户。每单出口业务完成后，还需及时做业务登记和文件存档，以备日后查询和统计。同时，单证员需关注运价变动、船期、航线等信息，为业务员报价提供帮助。
外贸跟单工作流程虽然复杂，但每一步都不可或缺，只有细致入微地处理每一个环节，才能确保国际贸易的顺利进行。